Kasa fiskalna w automatach vendingowych – czy jest obowiązkowa w 2025 roku?
Kasa fiskalna w automatach vendingowych – zanim przejdziemy do szczegółów, warto najpierw wyjaśnić, czym właściwie są tego typu urządzenia. Automaty vendingowe to inaczej bezobsługowe automatyczne urządzenia sprzedające.
Coraz popularniejsza forma sprzedaży towarów w automatach bez udziału sprzedawcy. Urządzenia te przyjmują płatność i wydają produkt bezobsługowo. Przez lata sprzedaż w tym modelu była zwolniona z obowiązku ewidencji przy użyciu kasy fiskalnej. Jednak od 2025 roku sytuacja się zmienia. Nowe przepisy nakładają na przedsiębiorców vendingowych konkretne obowiązki. Sprawdź, co się zmieniło w przepisach dotyczących automatycznej sprzedaży towarów, kiedy musisz kupić kasę, czy zachodzi obowiązek prowadzenia ewidencji i jakie są wyjątki.
Zmiana przepisów dotyczących kas fiskalnych w automatach vendingowych
Z początkiem 2025 roku zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Istotny zapis dla branży vendingowej znajduje się w § 4 ust. 1 pkt 1 lit. w: „Zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku dostawy: (…) w) towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar.”
Zapis ten oznacza, że sprzedaż prowadzona za pomocą urządzeń vendingowych – zarówno na monety, banknoty, jak i płatności bezgotówkowe – jest objęta bezwzględnym obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej czyli obowiązkiem rejestracji sprzedaży.
Kiedy kończy się zwolnienie z kasy fiskalnej? Przepisy przejściowe dla vendingu
Choć ustawodawca formalnie wprowadził fiskalizację automatów vendingowych od 2025 roku, dał przedsiębiorcom czas na wdrożenie zmian. W § 8 ust. 4 tego samego rozporządzenia zapisano, że:
„Dostawa tych towarów i świadczenie tych usług są zwolnione z obowiązku prowadzenia ewidencji do dnia 31 marca 2027 r.”
Przedsiębiorcy nie muszą jeszcze ewidencjonować sprzedaży towarów przy użyciu automatów vendingowych na kasie fiskalnej – pod warunkiem, że nie sprzedają towarów objętych obowiązkiem rejestracji od pierwszego dnia sprzedaży.
Fiskalizacja sprzedaży – kiedy obowiązuje od razu?
Nie można stosować zwolnienia dla niektórych towarów, ponieważ przepisy je z tego wyłączają. Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem, przedsiębiorca musi od razu rejestrować sprzedaż tych produktów, niezależnie od rodzaju urządzenia. Do tej grupy należą:
- perfumy i wody toaletowe,
- biżuteria i wyroby z metali szlachetnych,
- niezapisane nośniki danych (np. pendrive),
- zegarki i inne towary luksusowe.
Sprzedaż tych towarów w automatach vendingowych wiąże się z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej i wydawania paragonu fiskalnego od pierwszej transakcji.
Co można sprzedawać bez kasy fiskalnej do 2027 roku?
Przepisy przejściowe pozwalają przedsiębiorcom prowadzić sprzedaż w automatach vendingowych bez konieczności zakupu kasy fiskalnej aż do 31 marca 2027 roku, pod warunkiem że nie sprzedają towarów objętych bezwzględnym obowiązkiem rejestracji. Dotyczy to m.in.:
- napojów zimnych i gorących,
- słodyczy i przekąsek,
- gotowych kanapek i sałatek,
- artykułów higienicznych i biurowych.
Fiskalizacja sprzedaży tych towarów będzie obowiązywać dopiero od 1 kwietnia 2027 roku.
Sprzedaż towarów w automatach a obowiązek ewidencjonowania
Warto podkreślić, że forma sprzedaży – osobista, wysyłkowa czy vendingowa – nie zwalnia z obowiązku ewidencjonowania określonych kategorii towarów. Jeżeli sprzedajesz towary ujęte w § 4 rozporządzenia, musisz rejestrować sprzedaż od razu. W przeciwnym razie narażasz się na sankcje z tytułu nieprowadzenia ewidencji.
Mechaniczne automaty vendingowe – wyjątek od reguły
Z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży wyłączono tzw. automaty mechaniczne – czyli urządzenia działające bez zasilania elektrycznego. To np. maszyny wydające zabawki lub piłeczki po wrzuceniu monety i przekręceniu dźwigni.
Takie automaty nie wymagają instalacji kasy fiskalnej ani prowadzenia ewidencji sprzedaży – nawet po 2027 roku.
Wnioski podsumowujące przepisy dla branży vendingowej
- Od 2025 roku automaty vendingowe zostały objęte obowiązkiem fiskalizacji.
- Do 31 marca 2027 r. możliwe jest korzystanie ze zwolnienia, jeśli nie sprzedajesz towarów objętych rejestracją od pierwszej sprzedaży.
- Sprzedaż produktów takich jak perfumy, pendrive’y czy wyroby jubilerskie wymaga ewidencji na kasie od razu.
- Automaty mechaniczne są wyłączone z obowiązku fiskalizacji na stałe.
- Przedsiębiorcy powinni już teraz zaplanować zakup i wdrożenie kasy fiskalnej w automatach.
Jeśli masz wątpliwości, czy Twoje urządzenie musi posiadać kasę fiskalną – skontaktuj się z nami. Doradzimy, pomożemy wdrożyć odpowiednie rozwiązanie i przejść przez proces fiskalizacji bez komplikacji.
