Rodzaje kas fiskalnych

Kasy fiskalne stacjonarne

Stacjonarne kasy fiskalne to tradycyjne urządzenia przeznaczone do pracy w jednym miejscu. Są one wyposażone w klawiaturę, wyświetlacz oraz drukarkę paragonów. Idealne dla sklepów stacjonarnych, punktów usługowych czy restauracji, gdzie nie ma potrzeby przenoszenia urządzenia. Cechują się dużą wytrzymałością i możliwością podłączenia dodatkowych sprzętów, takich jak wagi czy czytniki kodów kreskowych.

Kasy fiskalne przenośne

Przenośne kasy fiskalne są kompaktowe i lekkie, co umożliwia ich łatwe przenoszenie. Sprawdzają się w działalnościach mobilnych, takich jak sprzedaż na targach, kiermaszach, podczas usług świadczonych w terenie czy przez taksówkarzy. Wyposażone są w baterie umożliwiające pracę bez stałego zasilania oraz często posiadają odporność na trudne warunki atmosferyczne.

Kasy fiskalne online

Kasy fiskalne online to nowoczesne urządzenia, które automatycznie przesyłają dane o sprzedaży do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową. Od 2020 roku niektóre branże, takie jak gastronomia, hotelarstwo czy usługi motoryzacyjne, są zobowiązane do ich stosowania. Kasy online umożliwiają szybszą i bardziej efektywną kontrolę obrotów przez organy podatkowe.

Obowiązki związane z użytkowaniem kasy fiskalnej

Fiskalizacja kasy

Przed rozpoczęciem użytkowania kasa fiskalna musi zostać poddana procesowi fiskalizacji, który polega na aktywacji modułu fiskalnego przez uprawniony serwis. Fiskalizacja jest jednorazowym i nieodwracalnym procesem, po którym kasa zaczyna rejestrować obroty w sposób fiskalny. Następnie należy zgłosić fakt fiskalizacji do właściwego urzędu skarbowego w terminie 7 dni.

Wydawanie paragonów fiskalnych

Przedsiębiorca jest zobowiązany do wydawania paragonu fiskalnego klientowi każdorazowo po dokonaniu sprzedaży. Paragon powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi, cenę, stawkę podatku VAT oraz datę i godzinę sprzedaży. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować sankcjami ze strony organów podatkowych.

Przechowywanie kopii paragonów

Przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania kopii paragonów fiskalnych przez określony czas – zazwyczaj przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku kas online dane te są automatycznie archiwizowane w pamięci urządzenia oraz przesyłane do CRK.

Przeglądy techniczne kasy fiskalnej

Regularne przeglądy techniczne kasy fiskalnej są obowiązkowe i powinny być przeprowadzane co najmniej raz na dwa lata przez autoryzowany serwis. Przegląd obejmuje sprawdzenie poprawności działania urządzenia, szczelności modułu fiskalnego oraz aktualizacji oprogramowania.

Ulgi na zakup kasy fiskalnej

Kto może skorzystać z ulgi?

Przedsiębiorcy, którzy po raz pierwszy wprowadzają kasę fiskalną do swojej działalności, mogą skorzystać z ulgi podatkowej na jej zakup w wysokości do 90% wartości urządzenia, nie więcej jednak niż 700 zł za każdą kasę. Ulga ta ma na celu zrekompensowanie części kosztów związanych z koniecznością wyposażenia się w kasę fiskalną.

Warunki uzyskania ulgi

Aby skorzystać z ulgi, należy spełnić określone warunki, takie jak:

• Rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży w obowiązującym terminie.
• Posiadanie dowodu zapłaty całej należności za kasę fiskalną.
• Zgłoszenie ilości i miejsca instalacji kas do właściwego urzędu skarbowego.

Ulga może być rozliczona w deklaracji VAT lub w zeznaniu rocznym.

Nowe przepisy dotyczące kas fiskalnych

Obowiązek stosowania kas online

Od 2020 roku wprowadzono obowiązek stosowania kas fiskalnych online dla wybranych branż. Dotyczy to m.in.:

• Gastronomii i usług cateringowych.
• Hoteli i obiektów noclegowych.
• Sprzedaży paliw.
• Usług kosmetycznych i fryzjerskich.
• Usług budowlanych.

Celem tych zmian jest uszczelnienie systemu podatkowego oraz ograniczenie szarej strefy.

E-paragony

Nowoczesne kasy fiskalne umożliwiają wystawianie e-paragonów, które mogą być przesyłane elektronicznie do klientów, np. na adres e-mail czy poprzez aplikację mobilną. Jest to rozwiązanie ekologiczne, ograniczające zużycie papieru, oraz wygodne dla klientów, którzy mają łatwy dostęp do swoich paragonów w formie elektronicznej.

Jak wybrać odpowiednią kasę fiskalną?

Analiza potrzeb przedsiębiorstwa

Przy wyborze kasy fiskalnej należy wziąć pod uwagę specyfikę działalności, m.in.:

• Rodzaj sprzedawanych towarów lub usług.
• Ilość i częstotliwość transakcji.
• Potrzebę mobilności urządzenia.
• Wymagania dotyczące integracji z innymi systemami (np. magazynowym, sprzedażowym).

Dobrze dobrana kasa fiskalna usprawni proces sprzedaży i ewidencji obrotów.

Konsultacja z ekspertami

Warto skonsultować się z dostawcami urządzeń fiskalnych lub doradcami podatkowymi, aby wybrać kasę fiskalną spełniającą wszystkie wymagania prawne i biznesowe. Eksperci pomogą również w procesie fiskalizacji, zgłoszenia kasy do urzędu skarbowego oraz w szkoleniu z obsługi urządzenia.

Podsumowanie

Kasa fiskalna jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w wielu branżach. Znajomość obowiązków związanych z jej użytkowaniem oraz aktualnych przepisów prawnych jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy. Wybór odpowiedniego urządzenia oraz terminowe dopełnienie formalności pozwoli uniknąć problemów z organami podatkowymi i skupić się na rozwijaniu własnego biznesu.