Kasa fiskalna z terminalem – wszystko, co musisz wiedzieć!

Kasa fiskalna z terminalem to nowoczesne rozwiązanie technologiczne, które integruje funkcje tradycyjnej kasy fiskalnej z możliwościami terminala płatniczego. Oznacza to, że zwykła kasa fiskalna jest połączona z terminalem, co umożliwia obsługę zarówno transakcji gotówkowych, jak i bezgotówkowych. Można uznać że każda kasa fiskalna do której podłączymy terminal, staje się kasą z terminalem. W dobie rosnącej popularności płatności elektronicznych takie rozwiązanie staje się niemal niezbędne w wielu branżach, zwłaszcza w handlu detalicznym i usługach.

Rola terminala płatniczego w autoryzacji transakcji

W praktyce, terminal płatniczy w tym zestawie pełni kluczową rolę w procesie autoryzacji transakcji bezgotówkowych. Terminal to urządzenie, które otrzymuje od kasy informacje o kwocie transakcji, a następnie poprzez swoje łącze internetowe weryfikuje płatność w systemie bankowym. Proces ten polega na sprawdzeniu dostępności środków na koncie klienta oraz uzyskaniu zgody banku na realizację transakcji. Po pozytywnej weryfikacji terminal przesyła potwierdzenie do kasy fiskalnej, co pozwala na finalizację sprzedaży i wydruk paragonu. W ten sposób cały proces jest szybki, bezpieczny i transparentny zarówno dla sprzedawcy, jak i dla kupującego.

Cena terminala płatniczego

W większości przypadków pierwszy terminal płatniczy oraz jego obsługa przez pierwsze 12 miesięcy nie kosztuje przedsiębiorcy nawet 1 złotówki. Koszt terminala oraz obsługę bierze na siebie fundacja Polska Bezgotówkowa. Po okresie 12 miesięcy przedsiębiorca ponosi koszty prowizji od kwoty transakcji które zostały zrealizowane na jego terminalu.

Również dostawcy i operatorzy płatności oferują korzystne rozwiązania w których terminal rozliczany jest abonamentowo.

Jak terminal płatniczy łączy się z kasą fiskalną?

Typowe połączenia kasy fiskalnej z terminalem

Terminale płatnicze łączą się z kasą fiskalną za pomocą połączenia przewodowego, co gwarantuje stabilność i niezawodność komunikacji między urządzeniami. Najczęściej wykorzystywane interfejsy to:

• USB – popularne ze względu na łatwość instalacji i powszechność tego standardu.
• RS 232 – choć starszy, nadal jest ceniony za niezawodność w środowiskach przemysłowych.
• TCP/IP – pozwala na integrację z siecią komputerową, co jest przydatne w bardziej zaawansowanych systemach sprzedaży.

Wybór odpowiedniego interfejsu zależy od specyfikacji technicznej kasy i terminala oraz potrzeb przedsiębiorcy w zakresie skalowalności i przyszłej rozbudowy systemu.

Alternatywa: pinpad podłączony do kasy fiskalnej

Alternatywnie, terminal płatniczy może być zastąpiony przez pinpad podłączony do kasy fiskalnej, co wprowadza dodatkowe usprawnienia w procesie obsługi płatności. W tym scenariuszu to kasa fiskalna, a nie terminal:

• Drukuje potwierdzenia transakcji.
• Wyświetla komunikaty na swoim wyświetlaczu.
• Korzysta ze swojego połączenia internetowego do komunikacji z systemem bankowym.

Pinpad służy jedynie do wprowadzania danych przez klienta, takich jak numer PIN czy potwierdzenie kwoty transakcji. Takie rozwiązanie upraszcza infrastrukturę sprzętową i może obniżyć koszty eksploatacji, ponieważ eliminuje konieczność posiadania oddzielnego terminala płatniczego.

Korzyści ze stosowania kasy fiskalnej z terminalem

Dzięki integracji kasy fiskalnej z terminalem lub pinpadem, przedsiębiorcy mogą skorzystać z szeregu korzyści operacyjnych:

• Skrócenie czasu obsługi klienta – kluczowe w miejscach o dużym natężeniu ruchu, takich jak supermarkety czy restauracje.
• Zmniejszenie liczby urządzeń na stanowisku kasowym – ułatwia pracę kasjerów i redukuje ryzyko błędów.
• Lepsze zarządzanie danymi sprzedażowymi – wszystkie informacje są gromadzone w jednym systemie, co ułatwia generowanie raportów i analizę wyników biznesowych.

Aspekt bezpieczeństwa i zgodność z przepisami

Zintegrowane systemy płatności są zazwyczaj wyposażone w zaawansowane mechanizmy ochrony danych, takie jak:

• Szyfrowanie połączeń.
• Autoryzacja wielopoziomowa.

Dzięki temu ryzyko nieautoryzowanego dostępu do informacji o transakcjach jest minimalizowane. Ponadto, korzystanie z certyfikowanych rozwiązań zintegrowanych ułatwia zgodność z obowiązującymi standardami i regulacjami prawnymi, takimi jak:

• PSD2.
• RODO.

Płatności elektroniczne – Odpowiedź na rosnące oczekiwania konsumentów

Nie można zapominać o rosnących oczekiwaniach konsumentów, którzy coraz częściej preferują płatności bezgotówkowe. Brak możliwości dokonania takiej płatności może skutkować utratą klienta na rzecz konkurencji. Kasa fiskalna z terminalem pozwala sprostać tym oczekiwaniom, oferując różnorodne metody płatności, w tym:

• Karty płatnicze.
• Płatności zbliżeniowe.
• Płatności mobilne, takie jak Apple Pay czy Google Pay.

Tym samym przedsiębiorca zwiększa swoją konkurencyjność na rynku i buduje pozytywny wizerunek nowoczesnej firmy.

Korzyści finansowe z implementacji rozwiązania

Implementacja takiego rozwiązania może również przynieść korzyści finansowe:

• Preferencyjne warunki – wiele banków i instytucji finansowych oferuje niższe prowizje od transakcji czy wsparcie techniczne dla przedsiębiorców decydujących się na integrację systemów płatności.
• Ułatwione zarządzanie – możliwość szybkiego i precyzyjnego śledzenia sprzedaży ułatwia zarządzanie zapasami i planowanie strategii marketingowych, co może przełożyć się na zwiększenie przychodów.

Zaawansowane funkcje techniczne

Pod względem technicznym, kasy fiskalne zintegrowane z terminalami oferują szereg dodatkowych funkcji:

• Ekrany dotykowe.
• Moduły komunikacji bezprzewodowej.
• Oprogramowanie umożliwiające integrację z systemami CRM i ERP.

To otwiera przed przedsiębiorcami nowe możliwości w zakresie:

• Personalizacji oferty.
• Programów lojalnościowych.
• Analizy danych sprzedażowych w czasie rzeczywistym.

Przyszłość integracji urządzeń fiskalnych z systemami płatności

W kontekście przyszłości, trend integracji urządzeń fiskalnych z systemami płatności będzie się prawdopodobnie nasilał. Postępująca cyfryzacja i rozwój technologii fintech sprawiają, że konsumenci oczekują coraz bardziej płynnych i bezproblemowych doświadczeń zakupowych. Kasa fiskalna z terminalem wpisuje się w ten trend, oferując rozwiązanie, które jest nie tylko funkcjonalne, ale również elastyczne i skalowalne.

Podsumowanie – kasa fiskalna z terminalem płatniczym

Podsumowując, kasa fiskalna z terminalem lub zintegrowanym pinpadem stanowi efektywne narzędzie dla nowoczesnego przedsiębiorcy. Możliwość zaoferowania klientowi rozliczenia za zakupy kartą płatniczą, Blikiem czy zegarkiem, zwiększa wygodę zakupów. Klient zadowolony z jakości obsługi wróci lub poleci sklep swoim znajomym lub w mediach społecznościowych.
Dzięki połączeniu funkcjonalności kasy fiskalnej i terminala płatniczego w jednym urządzeniu, możliwe jest osiągnięcie wyższej efektywności oraz zmniejszy się liczba błędów obsługi. Warto rozważyć wdrożenie terminala płatniczego w swojej działalności, aby sprostać wyzwaniom współczesnego rynku i wykorzystać pełen potencjał nowoczesnych technologii płatniczych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o kasy z terminalem.