Przegląd urządzenia rejestrującego

Przegląd techniczny urządzenia rejestrującego jest jednym z obowiązków podatnika. Powstaje on w wyniku posiadania i użytkowania kasy fiskalnej, która ustawowo wymaga przeglądów technicznych. Przegląd urządzenia rejestrującego może zostać przeprowadzony wyłącznie przez uprawniony do tego serwis. To jednak podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za to, czy posiadane przez niego urządzenie fiskalne przeszło obowiązkowy przegląd techniczny we właściwym terminie.

Termin przeglądu urządzenia fiskalnego

Zgodnie z obowiązującymi przepisami fiskalnymi (Rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących), przegląd techniczny urządzenia musi być wykonywany nie rzadziej niż co 2 lata. Przepisy nie nakładają konkretnego terminu wykonania takiej usługi. Podają za to okres czasowy, który należy liczyć, biorąc pod uwagę ostatnią datę przeprowadzenia przeglądu technicznego. Obecnie wielu podatników decyduje się na wykonanie takiej usługi serwisowej raz w roku. W wielu przypadkach producenci urządzeń fiskalnych zapewniają wtedy przedłużenie gwarancji na moduł fiskalny konkretnego modelu.

Kto może wykonać przegląd kasy fiskalnej?

Przegląd kasy fiskalnej spoczywa na przedsiębiorcy i jest on odpowiedzialny za zlecenie tej usługi w odpowiednim terminie. Nie może jednak samodzielnie przeprowadzić takiej kontroli technicznej swojego urządzenia. Nie może również tego zlecić przypadkowej osobie lub firmie. Przegląd techniczny urządzenia fiskalnego, a także inne usługi serwisowe muszą być wykonywane wyłącznie przez uprawniony do tego serwis. W większości przypadków będzie to dostawca technologii sprzedaży, który wcześniej zainstalował i fiskalizował urządzenie rejestrujące w firmie. Informacje na jego temat można znaleźć w książce serwisowej kasy – w sekcji dotyczącej podmiotu odpowiedzialnego za wykonywanie usług technicznych.

Co w czasie przeglądu jest sprawdzane?

Celem przeprowadzenia przeglądu technicznego jest potwierdzenie, że kasa fiskalna gwarantuje zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji. Podczas wykonywania tej usługi serwisant sprawdza przede wszystkim:

1. stan i liczbę plomb kasy oraz ich zgodność z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
2. stan obudowy kasy;
3. czytelność dokumentów drukowanych przez kasę;
4. program pracy kasy i program do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii także program archiwizujący (ich wersje co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu);
5. poprawność działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych;
6. poprawność działania wyświetlacza dla nabywcy;
7. stan techniczny akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
8. poprawność ustawień zegara kasy.

Książka serwisowa i zalecenia pokontrolne

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymaga, aby każdy przegląd techniczny został potwierdzony odpowiednim wpisem w książce serwisowej urządzenia. Taka adnotacja musi zostać umieszczona przez serwisanta, który wykonał usługę. Serwisant powinien również dołączyć do wpisu zalecenia pokontrolne oraz kopię dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie przeglądu technicznego (w szczególności kopię wydruku raportu z kasy). Natomiast w przypadku urządzenia online – przegląd musi również zostać zapisany w pamięci fiskalnej.

Kiedy wymagane jest dodatkowe sprawdzanie?

Kiedy wymagane jest dodatkowe sprawdzanie urządzenia fiskalnego? W konkretnych sytuacjach Rozporządzenie MF przewiduje konieczność wykonywania dodatkowych przeglądów technicznych. Dotyczy to przede wszystkim wznawiania zawieszonej działalności gospodarczej. W tym przypadku przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej, przedsiębiorca musi zlecić przegląd techniczny swojego urządzenia. PO wykonanym przeglądzie może zacząć rejestrować obrót ze sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.
Drugi przypadek dotyczy wynajmowania kasy fiskalnej online. Zgodnie z Rozporządzeniem MF, podatnicy mogą prowadzić ewidencję przy użyciu urządzeń, które nabyli np. w ramach umowy najmu. Jednak przed każdym ponownym uruchomieniem kasy online w trybie fiskalnym należy wykonać dodatkowy przegląd techniczny. Jest to konieczne w celu potwierdzenia, że wynajmowane po raz kolejny urządzenie nie zawiera żadnych informacji o ewidencji prowadzonej przez poprzedniego najemcę. W tym przypadku jednak wspomnianego obowiązku musi dopilnować podmiot, który zajmuje się wynajmowaniem kas fiskalnych online.

Kara za brak ważnego przeglądu.

Jeśli przedsiębiorca nie dopilnuje terminu obowiązkowego przeglądu technicznego swojego urządzenia, powinien się liczyć z konsekwencjami finansowymi ze strony Urzędu Skarbowego. Jeśli skorzystał z refundacji na zakup pierwszej kasy fiskalnej w swojej firmie, będzie musiał zwrócić otrzymaną ulgę w całości. Natomiast zgodnie z przepisami, za niedopilnowanie formalności towarzyszących przeglądowi technicznemu przedsiębiorcy grozi kara finansowa w wysokości ustalonej przez naczelnika Urzędu Skarbowego.
Przedsiębiorca na zapłacenie kary ma 14 dni  – licząc od momentu otrzymania decyzji w tej sprawie.