Przegląd kasy fiskalnej – Co warto wiedzieć?

Co ile robi się przegląd kasy fiskalnej?

Przegląd ustawowy kasy fiskalnej musimy wykonywać co 2 lata. Jednak termin ten zależy od różnych sytuacji związanych z kasami, dlatego warto zwrócić na nie szczególną uwagę.

Dla nowych kas fiskalnych, które nie miały jeszcze przeglądu, obowiązuje okres 24 miesięcy od daty fiskalizacji. Ten czas gwarantuje, że nowo zakupione urządzenie pozostaje w pełni sprawne i gotowe do codziennego użytkowania. Co więcej, regularne przeglądy od początku korzystania pomagają uniknąć przyszłych problemów technicznych, które mogłyby zakłócić działalność firmy.

W przypadku kas, które miały już przegląd, 2 letni termin na wykonanie kolejnego przeglądu liczymy od dnia ostatniego przeglądu. Dzięki temu regularnie monitorujemy stan techniczny urządzenia, co zapewnia, że kasa zawsze jest w dobrym stanie.

Jak długo jest ważna kasa fiskalna – Przykład Pana Adama

Na przykład, pan Adam, który dokonał fiskalizacji kasy fiskalnej 1 stycznia 2013 roku, musi przeprowadzić przegląd kasy fiskalnej przed 1 stycznia 2015 roku.

Kto robi przegląd kasy fiskalnej?

Przegląd ustawowy kasy fiskalnej powinien przeprowadzać autoryzowany serwis techniczny posiadający odpowiednie uprawnienia. Obecnie zmiana serwisu jest bezpłatna i nie wymaga zgody producenta. Jednak ważne jest, aby wybrać serwis z doświadczeniem w pracy z danym modelem kasy fiskalnej, który zapewni pełne wsparcie oraz dostarczy dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie przeglądu.

Uprawnienia serwisanta możesz sprawdzić na tej stronie, podając numer legitymacji serwisanta. Na przykład, numer legitymacji jednego z naszych serwisantów to NOV/368.

Co powinien sprawdzić serwisant podczas przeglądu kasy fiskalnej?

Podczas przeglądu ustawowego kasy fiskalnej, serwisant powinien zwrócić uwagę na następujące aspekty:

1. Prawidłowość rejestrowania transakcji: Sprawdza, czy kasa prawidłowo rejestruje sprzedaż, w tym drukowanie paragonów i faktur, oraz zgodność zapisów w pamięci urządzenia. Dodatkowo, weryfikuje, czy kasa poprawnie nalicza podatki, co jest kluczowe dla zgodności z przepisami podatkowymi.
2. Stan techniczny urządzenia: Oceni ogólny stan techniczny kasy, sprawdzając ewentualne uszkodzenia mechaniczne oraz sprawność drukarki i innych komponentów. Serwisant przeprowadza testy funkcjonalności, aby upewnić się, że urządzenie działa bezawaryjnie.
3. Oprogramowanie i ustawienia: Weryfikuje, czy oprogramowanie kasy fiskalnej jest aktualne i zgodne z obowiązującymi przepisami. Sprawdza również, czy wszystkie ustawienia, takie jak daty i godziny, są poprawnie skonfigurowane, co ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania kasy fiskalnej.
4. Pamięć fiskalna: Kontroluje pamięć fiskalną, weryfikując ilość zapisanych danych oraz ich zgodność z wymaganiami prawnymi. Serwisant musi upewnić się, że pamięć nie jest przepełniona i że dane są bezpiecznie przechowywane, co jest istotne dla ewentualnych kontroli skarbowych.
5. Raporty i dokumentacja: Sprawdza, czy kasa generuje wszystkie wymagane raporty — dobowe, miesięczne oraz roczne — i czy są one prawidłowo archiwizowane. Poprawna dokumentacja jest niezbędna dla celów ewidencyjnych i podatkowych.
6. Bezpieczeństwo i ochrona danych: Upewnia się, że kasa fiskalna jest zabezpieczona przed nieautoryzowanym dostępem. Serwisant sprawdza mechanizmy zabezpieczające, takie jak hasła oraz aktualizacje oprogramowania zabezpieczającego, aby chronić dane przed utratą lub kradzieżą.
7. Stan i liczba plomb kasy: Weryfikuje stan plomb zabezpieczających oraz ich zgodność z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisową. Nienaruszone plomby są dowodem, że kasa nie była modyfikowana w sposób nieautoryzowany.
8. Stan techniczny akumulatorów lub baterii: Sprawdza stan akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy. Ich sprawność jest kluczowa dla ciągłości pracy urządzenia, szczególnie w przypadku awarii zasilania sieciowego.
9. Instrukcja obsługi i dokumenty: Weryfikuje dostępność i aktualność instrukcji obsługi oraz dokumentacji serwisowej kasy fiskalnej. Pełna dokumentacja jest istotna w przypadku kontroli oraz dla prawidłowego użytkowania urządzenia przez personel.
10. Poprawność działania wyświetlacza dla nabywcy: Sprawdza, czy wyświetlacz klienta działa prawidłowo i wyświetla wszystkie niezbędne informacje, takie jak kwota transakcji czy naliczone podatki. Jest to ważne dla transparentności transakcji i zaufania klientów.
11. Poprawność ustawień zegara kasy: Weryfikuje, czy zegar kasy jest prawidłowo ustawiony. Niepoprawne ustawienia daty i czasu mogą prowadzić do błędów w ewidencji sprzedaży i raportowaniu, co może skutkować problemami podczas kontroli skarbowej.

Zakończenie przeglądu ustawowego

Po zakończeniu przeglądu serwisant powinien podjąć następujące kroki:

1. Dokonać wpisu w książce kasy z wynikiem przeglądu: Serwisant odnotowuje szczegółowo przeprowadzony przegląd w książce kasy fiskalnej.
   • Wpis zawiera datę i godzinę przeprowadzenia przeglądu. Szczegółowy opis wykonanych czynności, w tym informacje o sprawdzonych elementach i ich stanie technicznym. Ewentualne uwagi dotyczące usterek, napraw czy konieczności wymiany podzespołów. Potwierdzenie zgodności stanu kasy z obowiązującymi przepisami i wymaganiami technicznymi. Imię i nazwisko serwisanta, jego numer uprawnień oraz podpis. Dokładny wpis w książce kasy stanowi ważny dowód przeprowadzenia przeglądu i może być wymagany podczas kontroli skarbowej. Zapewnia transparentność działań serwisowych i ułatwia ewentualne przyszłe interwencje techniczne.
2. W przypadku kas online, zapisać przegląd techniczny w pamięci fiskalnej:
   • Dla kas fiskalnych typu online serwisant wprowadza odpowiednie dane dotyczące przeglądu do pamięci fiskalnej kasy. Upewnia się, że informacje o przeglądzie są przesłane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co jest wymagane przez przepisy. Sprawdza, czy zapis w pamięci fiskalnej został prawidłowo zarejestrowany i czy kasa potwierdza przyjęcie danych. Dzięki temu organy podatkowe mają bieżący dostęp do informacji o stanie technicznym urządzenia, co zwiększa transparentność i zgodność z przepisami prawa.
3. Dołączyć do książki kasy zalecenia pokontrolne oraz kopię dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego:
   • Serwisant przygotowuje pisemne zalecenia pokontrolne, które mogą zawierać wskazówki dotyczące dalszego użytkowania kasy.
   • Informacje o konieczności podjęcia dodatkowych działań, np. aktualizacji oprogramowania czy wymiany części eksploatacyjnych.
   • Uwagi na temat optymalizacji działania urządzenia.
   • Dołącza kopię dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w tym:
   • Protokół z przeglądu, zawierający szczegółowe informacje o przeprowadzonych czynnościach.
   • Wydruk raportu z kasy potwierdzający dokonanie przeglądu, który stanowi dowód dla organów kontrolnych.

Wszystkie te dokumenty przechowujemy w książce kasy. Stanowią one integralną część dokumentacji urządzenia i są niezbędne podczas ewentualnych kontroli skarbowych czy serwisowych. Dbanie o kompletność i aktualność dokumentacji jest obowiązkiem przedsiębiorcy i ma wpływ na legalność prowadzonej działalności.

Ile kosztuje ustawowy przegląd kasy fiskalnej?

Koszt przeglądu ustawowego kasy fiskalnej może różnić się w zależności od rodzaju kasy. Zazwyczaj ceny przeglądu kasy rejestrującej w naszej firmie to 219,51 zł netto. Warto jednak skontaktować się z nami, aby uzyskać dokładną wycenę i dowiedzieć się o ewentualnych promocjach.

Co grozi za nie zrobienie przeglądu kasy fiskalnej?

Brak przeprowadzenia przeglądu ustawowego kasy fiskalnej może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Przede wszystkim, przedsiębiorca naraża się na kary finansowe, które mogą sięgać nawet kilku tysięcy złotych. Ponadto, nieprzeprowadzenie przeglądu skutkuje problemami podczas kontroli skarbowej, co może prowadzić do utraty zaufania ze strony klientów oraz partnerów biznesowych. Regularne przeglądy są kluczowe dla uniknięcia takich problemów i zapewnienia legalności prowadzonej działalności.

FAQ – inne pytania i odpowiedzi dotyczące przeglądu ustawowego

Potrzebujesz pomocy? Chcesz zgłosić konieczność wykonania przeglądu kasy fiskalnej? Napisz do nas lub zadzwoń na nasz numer 22 256 55 29. Odpowiemy najszybciej jak to możliwe!